Politique de protection de la vie privée
(version du 25 mars 2019)
Dans le cadre de son activité, l’Association du Golf de Saint-Germain (ci-après « le Golf ») est amenée à traiter des Données personnelles.
La présente Politique de protection de la vie privé vous informe de la manière dont le Golf recueille et traite vos données personnelles. Nous vous invitons à la lire attentivement.
La Politique s’applique à toutes personnes dont les données personnelles sont collectées par le Golf. Il s’agit principalement des visiteurs du Golf, des membres du Golf, et plus généralement toute personne pouvant entrer en relation avec le Golf (ci-après les « Titulaires ») sur la manière et les fins pour lesquelles le Golf recueille, utilise et communique leurs données à caractère personnel.
On entend par données personnelles (les « Données ») toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
On entend par Titulaires, toute personne dont les Données sont collectées.
Accordant une importance particulière à la protection des Données que les Titulaires lui confient, le Golf s’engage au respect de la vie privée de ces derniers.
La présente Politique est conçue de manière à se conformer aux exigences des lois relatives au respect de la vie privée en vigueur, notamment
à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée ;
au Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/679 entré en vigueur le 25 mai 2018,
aux lois et décrets français transposant le Règlement
Le responsable des traitements mentionnés par le présent document est l’Association du Golf de Saint-Germain, dont le siège est situé route de Poissy 78100 Saint-Germain-en-Laye, et dont Monsieur Jean-Paul DAVIN, Président, est le représentant légal.
Le délégué à la protection des données du Golf est Monsieur Martin Lémery.
Article 1. Acceptation de la Politique
La Politique fait partie intégrante des Conditions générales d’utilisation de notre site internet et de l’ensemble des règles qui régissent le Golf notamment nos statuts et notre règlement intérieur. Elle s’applique aux Titulaires.
Les membres ont été informés par email de l’entrée en application de la présente Politique.
Le Golf se réserve le droit de modifier et de compléter à tout moment la présente Politique, la version en vigueur étant celle disponible sur le site Internet situé à l’adresse www.golfstg.org, à la date de connexion du Titulaire au site.
Il est convenu que la nullité d’une clause contractuelle n’entraîne pas la nullité de l’ensemble de la Politique.
Article 2. Traitement des Données personnelles
Toutes les Données fournies par le Titulaire au Golf sont traitées avec la plus grande confidentialité.
Les Données collectées sont à usage interne au sein du Golf et strictement limitées aux équipes ayant à en connaître.
Dans tous les cas, nous nous limitons à collecter et à traiter des données pertinentes, adéquates, non excessives et strictement nécessaires à l’accomplissement des finalités déterminées ci-dessous.
Au-delà des durées de conservations mentionnées ci-après, les Données pourront être anonymisées et conservées à des fins exclusivement statistiques et ne donneront lieu à aucune exploitation, de quelque nature que ce soit.
Les opérations exposées ci-avant ne servent pas à conduire l’établissement de profils susceptibles de faire apparaître des Données personnelles dites sensibles telles que les origines raciales ou ethniques, opinions philosophiques, politiques, syndicales, religieuses, vie sexuelle ou santé.
2.1. Nature des Données collectées, finalité et durée de conservation
Données collectées des Titulaires visiteurs occasionnels du Golf :
Lors de votre visite au Golf de Saint-Germain, nous sommes amenés dans le cadre de l’exécution de notre contrat de prestation à collecter les Données suivantes :
Nom et prénom,
Numéro de licence,
Index et club d’appartenance,
Date de naissance.
Ces Données sont notamment nécessaires pour vous identifier et vérifier que vous êtes effectivement titulaire d’une licence de la FFG en cours de validité et que votre niveau de jeu (index) est conforme au minimum requis pour accéder à nos parcours.
Les destinataires des Données sont le personnel du Golf et les membres du comité.
Ces Données sont supprimées ou anonymisées dans un délai de 5 ans suivant le terme de l’année civile pendant lesquelles elles sont recueillies.
Données collectées spontanément des Titulaires lors d’envoi email ou lors de candidature spontanée :
Le Golf de Saint-Germain peut être rendu destinataire d’un certain nombre de données personnelles, sans que cela ne relève d’une sollicitation de sa part. Ces données ne feront pas l’objet d’un quelconque traitement supplémentaire.
Ces Données sont archivées dans un délai de 5 ans suivant le terme de l’année civile pendant lesquelles elles sont recueillies.
Les Données archivées seront accessibles uniquement du Président et du Directeur à l’exclusion des services opérationnels.
Données collectées auprès des candidats à l’admission en qualité de membre du Golf :
Lors de la constitution des dossiers de candidature, nous collectons les Données suivantes :
Nom, prénom, civilité, date de naissance, nationalité ;
Adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone ;
Profession ;
Numéro de licence de la fédération française de Golf, index ;
Appartenance à un autre club de golf
Appartenance à un autre club pour cercle en dehors du golf ;
Nom et Prénom du conjoint ;
Nom, prénom, date de naissance et numéro de licence FFG des enfants ;
Photo d’identité ;
Nom et prénom des membres du Golf dont le candidat est connu ;
Relevé d’identité bancaire pour les personnes souhaitant mettre en place un paiement mensualisé.
Ces Données sont notamment nécessaires pour identifier les candidats et permettre au comité d’apprécier la candidature.
Les destinataires des Données sont le personnel du Golf et les membres du comité.
En cas de refus de la candidature, les Données sont supprimées dans un délai de 3 ans suivant l’année le terme de l’année civile pendant lesquelles elles sont recueillies ; de manière à permettre au Golf de disposer d’un historique des candidatures récemment déposées.
Dans l’hypothèse où le candidat serait admis, ces Données sont nécessaires à l’exécution des prestations du Golf vis à vis de ses membres en ce qu’elles permettent notamment de communiquer avec eux.
Parmi les Données collectées, les informations suivantes figureront au sein d’un annuaire des membres édité sous forme papier et électronique : Nom, prénom, adresse, date d’entrée au golf, numéro de téléphone et adresse email, selon des modalités qui sont communiquées exclusivement aux membres.
Les Données des membres sont hébergées par le Golf sur un serveur dédié ainsi que si cela s’avère nécessaire pour des raisons de sécurisation chez un prestataire d’hébergement. En tout état de cause les données sont hébergées au sein de l’Union Européenne.
Les destinataires des données sont le personnel du Golf et les membres du Golf.
Les Données sont conservées pendant un délai de 5 ans après la perte du statut de membre.
Données collectées dans le cadre de l’inscription des enfants à l’école de golf :
Lors de l’inscription à l’école de golf, nous collectons les Données suivantes :
Nom, prénom, téléphone fixe et portable, adresse emails des deux parents.
Ces Données sont nécessaires pour entrer en relation avec les parents.
Les destinataires des Données sont le personnel du Golf, les professeurs et stagiaires responsables de l’enseignement, les membres de la commission sportive du Golf et les membres en charge de l’école de Golf.
Ces Données sont conservées pendant une année.
Photographies des membres du club :
Dans le cadre des activités du Golf (notamment compétition sportives, remise des prix, animations telles que garden party, fête du club et assemblée générale), des photographies des membres sont prises.
La finalité de ces photographies est d’illustrer la vie sociale et sportive du Golf, de conserver des souvenirs et d’entretenir les relations sportives et amicales entre les membres.
Les destinataires des Données sont les membres du Club ainsi que le personnel.
Ces photographies sont conservées sans limite de temps, avec pour finalité de documenter l’histoire du Golf dont la date de création est 1922.
Données relatives aux accès au Golf
Le Golf dans le cadre de la gestion des accès à sa propriété, remet à ses membres, à ses salariés et aux usagers de son site, des cartes d’accès nominatives permettant l’ouverture des barrières situées à l’entrée du Golf ainsi que l’ouverture des portes d’accès aux vestiaires. Ces cartes permettront également d’utiliser la machine de distribution de balles située au practice.
Le Golf a travers l’utilisation de ces cartes d’accès collectera les Données suivantes :
Date et heure de passage à l’entrée du golf et des vestiaires des Titulaires ;
Date et heure du déclanchement de la machine à distribution de balle.
La finalité de la Collecte de ces Données est de contrôler l’accès au Golf en mettant en place une meilleure sécurisation des infrastructures et notamment du parking.
Elle a également pour finalité une meilleure connaissance des pratiques des membres eu égard à l’utilisation du practice.
Les destinataires des Données sont le personnel du Golf et les membres du comité.
Les Données seront conservées pendant une durée d’une année.
Données relatives à la vidéosurveillance
Le Golf a placé ses infrastructures sous vidéosurveillance afin d’assurer la sécurité de son personnel, de ses membres, de ses visiteurs et de ses biens. Les images enregistrées dans ce dispositif ne sont pas utilisées à des fins de surveillance du personnel ni de contrôle des horaires.
Toute personne présente sur le Golf est susceptible d’être filmée par le dispositif.
Les images peuvent être visionnées, en cas d’incident, par le Directeur du Golf ainsi que par les membres du comité et par les forces de l’ordre conformément à la déclaration effectuée en préfecture.
Les images sont conservées trois semaines.
En cas d’incident lié à la sécurité des personnes et des biens, les images de vidéosurveillance peuvent néanmoins être extraites du dispositif. Elles sont alors conservées sur un autre support le temps du règlement des procédures liées à cet incident et accessibles aux seules personnes habilitées dans ce cadre.
2.2. Mineur
Les Données relatives aux mineurs sont fournies par leurs représentants légaux exclusivement, les informations collectés sont les suivantes :
dans le cadre du dossier de candidature de l’un de leur parent : le nom, le prénom et le numéro de licence ;
dans le cadre du dossier de candidature présenté par un candidat mineur : les mêmes informations que celles demandée à un candidat majeur ;
dans le cadre de l’inscription à l’école de Golf : Nom, prénom, civilité, date de naissance, nationalité ; adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone ; numéro de licence, index, Certificat médical indiquant l’absence de contre-indication à la pratique du golf y compris en compétition, photographie.
2.3. Base légale des traitements
Exécution du contrat
Il s’agit du fondement légal revendiqué par le Golf lorsque les Données collectées sont nécessaires à la fourniture de nos services et de toute assistance dont les utilisateurs et les membres pourraient avoir besoin.
Intérêt légitime
Le Golf est également susceptible de collecter des données personnelles à des fins d’intérêt légitime telles que l’amélioration de nos services et notre sécurité. Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données sur ce fondement.
Consentement
Dans certaines circonstances, et notamment lorsque les bases légales mentionnées ci-avant ne sont pas applicables, nous sommes tenus d’obtenir votre consentement exprès au traitement de vos données. Dans ce cas, vous pourrez retirer votre consentement à tout moment.
2.4. Informations partagées avec des tiers
Le traitement des données personnelles collectées est strictement confidentiel.
Le Golf ne transmet aucune donnée personnelle à des tiers susceptibles de les utiliser à leurs propres fins, pour un usage notamment commercial ou publicitaire, sans avoir requis le consentement préalable des Titulaires.
Il est possible que le Golf transfère certaines données personnelles à des tiers partenaires de manière temporaire et sécurisée pour assurer la bonne exécution des services qu’il propose, notamment pour l’édition papier de l’annuaire des membres.
A ce titre, les partenaires concernés peuvent être amenés à avoir accès aux données personnelles de du Titulaire et les traiter pour le compte du Golf, selon les instructions de ce dernier et dans le respect de la présente Politique ainsi que de toute mesure de sécurité et de confidentialité appropriée.
Le Golf mettra en place des procédures assurant que les tiers qu’il autorise à accéder aux Données à caractère personnel, y compris ses éventuels sous-traitants, respectent et préservent la confidentialité et la sécurité des Données à caractère personnel.
A cet effet, le Golf s’engage à mettre à la charge de son (ou ses) prestataire(s) sous-traitant(s) les mêmes obligations que celles fixées aux présentes pour que soient respectées la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des données, et pour que lesdites données ne puissent être ni cédées ou louées à un tiers à titre gratuit ou non, ni utilisées à d’autres fins que celles définies à la présente Politique.
Lorsque ces partenaires sont situés en dehors de l’Union Européenne ou dans un pays ne disposant pas d’une règlementation adéquate aux exigences des lois relatives au respect de la vie privée en vigueur, notamment au Règlement Général sur la Protection des Données et aux lois françaises le transposant, le Golf encadre sa relation contractuelle avec ce partenaire en adoptant un dispositif contractuel approprié.
2.5. Hébergement des données
Les données collectées sont stockées sur des serveurs sécurisés localisés en France ou dans un autre pays membre de l’Union Européenne.
Il est possible que le Golf soit amené à faire transiter les données collectées à travers ses serveurs ou vers ceux de ses partenaires présents dans des pays dont la législation assure un niveau de protection des données peut être différente de celles de l’Union Européenne.
Dans cette hypothèse, le Golf prendra toutes les mesures nécessaires afin de maintenir un niveau de sécurité des données collectées au moins égal au niveau exigé à la réglementation européenne sur les données personnelles.
Article 3. Droits des Titulaires
3.1. Nature des droits des Titulaires
Conformément aux lois relatives à la protection des données personnelles en vigueur, notamment au Règlement Général sur la Protection des Données et aux lois françaises le transposant, tout Titulaire dispose des droits suivants :
Le Titulaire peut s’opposer au traitement de ses données personnelles en cas de motif légitime
Le Titulaire a un droit d’accès aux données le concernant
Il peut rectifier, mettre à jour et/ou supprimer les données le concernant
Il peut demander la portabilité de ses données
Il peut demander une limitation des traitements de ses données réalisés par le Golf
Il peut communiquer des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication des données personnelles après sa mort (directive post-mortem)
Par ailleurs, le Titulaire est informé qu’il peut à tout moment retirer son consentement au traitement de ses données personnelles.
3.2. Exercice des droits des Titulaires
À tout moment, le Titulaire peut exercer ses droits en adressant sa demande, où figurent son nom, prénom, adresse postale et électronique et copie recto/verso de sa carte d’identité, soit :
Par courrier électronique à l’adresse : directeur@golfstg.org
Par courrier postal à l’adresse suivante :
Délégué à la protection des données
Association du Golf de Saint-Germain
Monsieur Martin Lémery
Route de Poissy 78100 Saint-Germain-en-Laye
Une réponse sera apportée dans un délai d’un mois après la réception de la demande.
Le Titulaire peut également à tout moment demander au Golf de ne plus recevoir d’information par courrier électronique.
Enfin, Le Titulaire peut introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente, à savoir la CNIL pour le territoire français.
Article 4. Utilisation des cookies
Le Titulaire est invité à se référer aux conditions d’utilisation du site internet.
Article 5. Loi applicable – Juridiction compétente
Les présentes conditions générales d’utilisation sont régies par la loi française.
En cas de contestation portant notamment sur la validité, l’interprétation et/ou l’exécution des présentes conditions, les juridictions françaises seront compétentes et ce quelle que soit la localisation et la nationalité du Titulaire.